Dezember 2, 2024
Reisekosten sind ein wichtiger Teil Deiner beruflichen Ausgaben – egal, ob Du ein Unternehmer bist oder als Arbeitnehmer beruflich unterwegs bist. Wenn Du diese Kosten richtig abrechnest und steuerlich geltend machst, kannst Du bares Geld sparen. In diesem Beitrag zeigen wir Dir, wie Du Reisekosten optimal absetzt, welche Regelungen für Dich gelten und wie Du häufige Fehler vermeidest.
Was sind Reisekosten?
Reisekosten umfassen alle Ausgaben, die bei einer beruflich veranlassten Reise entstehen. Dazu zählen:
- Fahrtkosten (z. B. Kilometergeld oder Bahntickets),
- Verpflegungsmehraufwendungen,
- Übernachtungskosten,
- Reisenebenkosten (wie Gepäckgebühren oder beruflich bedingte Telefonate).
Für Arbeitnehmer sind diese Kosten oft Teil der Werbungskosten (§ 9 EStG). Unternehmen können Reisekosten als Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 4 EStG) geltend machen.
Für Unternehmer: Reisekosten steuerlich optimal nutzen
1. Welche Ausgaben kannst Du absetzen?
Du kannst alle Reisekosten, die im Rahmen Deiner Geschäftstätigkeit entstehen, steuerlich geltend machen. Das gilt auch für Deine Mitarbeitenden. Absetzbar sind:
- Fahrtkosten,
- Übernachtungskosten,
- Verpflegungsmehraufwendungen,
- alle beruflich bedingten Zusatzkosten.
2. Nutze die Reisekostenpauschale für Mitarbeitende
Für Deine Mitarbeitenden kannst Du Verpflegungspauschalen steuerfrei erstatten. Die Höhe hängt von der Dauer der Abwesenheit und dem Reiseziel ab.
- Inland: Pauschalen für Abwesenheit von mehr als 8 Stunden (14 Euro) oder ganztägige Reisen (28 Euro).
- Ausland: Hier gelten länderspezifische Pauschalen, die jährlich angepasst werden.
3. Setze auf digitale Tools
Mit digitalen Tools kannst Du die Abrechnung der Reisekosten vereinfachen. Belege scannen, digital archivieren und direkt erfassen – das spart Zeit und erleichtert die Nachweispflicht beim Finanzamt.
Für Arbeitnehmer: Steuervorteile clever nutzen
1. Absetzbarkeit von beruflichen Reisekosten
Wenn Dein Arbeitgeber die Reisekosten nicht übernimmt, kannst Du sie in Deiner Steuererklärung angeben. Hierzu zählen:
- Die Entfernungspauschale (0,30 Euro pro Kilometer für Fahrten zur Arbeit),
- Kosten für berufliche Auswärtstätigkeiten (z. B. Fortbildungen, Konferenzen),
- Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten.
2. Besondere Vorteile bei Auswärtstätigkeiten
Wenn Deine beruflich bedingte Auswärtstätigkeit länger als 8 Stunden dauert, kannst Du die Verpflegungspauschalen ansetzen. Für längere Reisen lassen sich zusätzlich Übernachtungskosten geltend machen.
Häufige Fehler vermeiden
1. Unvollständige Nachweise
Fehlende oder unvollständige Belege führen oft dazu, dass das Finanzamt die Kosten nicht anerkennt. Bewahre deshalb alle Quittungen und Rechnungen auf.
2. Fehler bei der Berechnung von Pauschalen
Unkorrekt angesetzte Verpflegungs- oder Kilometerpauschalen können Nachfragen vom Finanzamt auslösen. Informiere Dich regelmäßig über die aktuellen Pauschalen.
Praktische Tipps für eine fehlerfreie Abrechnung
- Nutze Checklisten: Mit einer Checkliste stellst Du sicher, dass Du keine wichtigen Belege oder Angaben vergisst.
- Digitale Unterstützung: Apps und Tools erleichtern die Dokumentation und die Verwaltung Deiner Reisekosten.
- Setze auf Beratung: Ein Steuerberater kann Dir helfen, alle steuerlichen Vorteile auszuschöpfen und Deine Abrechnung zu optimieren.
Fazit: Nutze Deine Reisekosten optimal
Reisekosten können Dir erhebliche steuerliche Vorteile bringen, wenn Du sie richtig abrechnest. Für Unternehmer bedeutet das eine geringere Steuerlast – für Arbeitnehmer eine höhere Steuererstattung. Mit einer ordentlichen Dokumentation, der Nutzung von Pauschalen und moderner Software kannst Du sicherstellen, dass Du keine Vorteile verschenkst.
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